El organismo empresarial plantea revisar el cumplimiento de la Ley de Archivos y modernizar la gestión documental ante la nueva legislación de transparencia
La discusión sobre el nuevo modelo de transparencia en Nuevo León no debe limitarse a definir qué autoridad asumirá las funciones del actual sistema, sino comenzar desde el origen de la información pública: que las instituciones documenten, conserven y puedan localizar sus actuaciones.
Bajo esta premisa, COPARMEX Nuevo León llamó al Congreso del Estado y a las autoridades estatales y municipales a incorporar la revisión y actualización de la Ley de Archivos dentro del proceso de armonización del marco jurídico en materia de transparencia y acceso a la información.
El planteamiento surge luego de que la Suprema Corte de Justicia de la Nación determinara en abril que el Congreso de Nuevo León incurrió en una omisión legislativa al no realizar la armonización correspondiente.
Roberto Cantú Alanis, presidente de COPARMEX Nuevo León, advirtió que una legislación de transparencia puede resultar insuficiente si las instituciones no cuentan con sistemas adecuados para generar, organizar, conservar y localizar los documentos que respaldan sus decisiones.
“Podemos tener buenas leyes de transparencia, pero si la información no se documenta correctamente, no se conserva o no puede localizarse, el derecho de acceso a la información se debilita. La transparencia comienza desde el momento en que una autoridad toma y documenta una decisión, no cuando un ciudadano presenta una solicitud de información”, señaló.
El organismo empresarial recordó que la Ley de Archivos para el Estado de Nuevo León ya establece obligaciones para los sujetos obligados en materia de administración, organización y conservación documental. Sin embargo, consideró necesario conocer qué tan efectivamente se están cumpliendo esas disposiciones tanto en el Gobierno del Estado como en los municipios y organismos públicos.
Para COPARMEX, este diagnóstico permitiría identificar obstáculos y establecer medidas concretas para mejorar la gestión de los archivos públicos.
El reto de los archivos digitales
La organización empresarial también puso sobre la mesa la transformación de la administración pública, donde una parte cada vez mayor de la información se genera y almacena de manera digital.
Expedientes electrónicos, bases de datos, plataformas y sistemas administrativos concentran información indispensable para conocer cómo se toman decisiones, cómo se ejercen los recursos públicos y cómo funcionan las instituciones.
Por ello, consideró necesario fortalecer mecanismos de respaldo, trazabilidad y transferencia de información que permitan conservar los archivos independientemente de los cambios de funcionarios, administraciones o plataformas tecnológicas.
Uno de los puntos que COPARMEX consideró particularmente relevante son los procesos de entrega-recepción, debido a que un cambio de administración no debería representar la pérdida de expedientes ni obligar a los nuevos funcionarios a reconstruir información relacionada con contratos, obras, permisos, programas o decisiones tomadas previamente.
“La información pública no pertenece a una administración ni a un funcionario. Es patrimonio institucional y debe permanecer disponible para dar continuidad a la gestión pública, fiscalizar recursos y rendir cuentas. No podemos normalizar que cada tres o seis años haya información que simplemente no se encuentre”, afirmó Cantú Alanis.
Ante este escenario, COPARMEX Nuevo León propuso que el Congreso local considere la revisión y modernización del marco estatal de archivos al momento de discutir las nuevas disposiciones en materia de transparencia.
Asimismo, planteó que el Gobierno del Estado, los municipios y sus órganos internos de control realicen un diagnóstico sobre el cumplimiento de las obligaciones archivísticas, con especial atención en la conservación digital, los respaldos de información y los procesos de entrega-recepción.
El organismo empresarial sostuvo que fortalecer la transparencia no necesariamente implica crear más burocracia, sino mejorar los procesos existentes, aprovechar la tecnología y establecer mecanismos eficaces de supervisión.
La premisa, señaló, es que archivos, transparencia y rendición de cuentas forman parte de una misma cadena y que cualquier reforma al sistema de acceso a la información quedaría incompleta si las instituciones no garantizan desde el principio la existencia y conservación de los documentos públicos.
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